El correo electrónico es la evolución natural de las cartas escritas en papel por lo que conserva algunas de sus características esenciales.
Les comparto mis recomendaciones:
Use un asunto descriptivo y corto
El asunto es un aspecto muy importante en los correos electrónicos, asegúrese de escribir un asunto que represente el contenido o motivo del correo electrónico, no es necesario que sea extenso, al contrario, debe ser corto pero completo.
Ejemplo: “Agenda de la semana 2”, “Sobre la visita de mañana”, “Definición de responsabilidades de la Academia”, “Envío de tareas pendientes”, etc.
Salude
Es importante que antes de empezar a escribir lo que quiere decir en el correo dedique una línea para hacer el saludo. Esto denota formalismo y orden.
Ejemplo: “Estimado Ing. Pérez”, “Buen día a todos”,
Introducción del correo
Es normal usar un primer párrafo para poner en contexto sobre el tema del correo. En ese primer párrafo se explica el motivo del correo, se hacen las preguntas requeridas, o se comunica el tema en cuestión.
Despedida
Al finalizar el correo siempre es importante hacer una despedida. La despedida puede estar conformada de dos líneas, la primera para cerrar el tema y la segunda como antesala a la firma.
Ejemplo:
- “Quedo a la espera de sus comentarios.”
- “Saludos cordiales,”
Firma
Esta parte es obligatoria cuando usted está escribiendo desde un correo en representación de una empresa. Aunque muchos dicen que siempre debe usarse una firma. La firma puede incluir el nombre de quien envía el correo, el puesto, el número de contacto, la dirección de la oficina, la empresa, etc.
Ejemplo:
Ing. Carlos Miranda
Coordinador de la Oficina de Proyectos
San Pedro Sula, Cortés
Muy cierto, recordemos que el correo electronico antes era a base de papel cuando se enviaban las “cartas”. Y en ese entonces se requeria de cierto formalismo para escribir una, pues aplica lo mismo en un correo.